WEG-Verwaltung

Werte aufbauen, Werte halten. Die Stellung der Verwaltung.

Der Immobilienbereich "Wohnungseigentum" gewinnt auch in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Unterschiedliche Interessen von Kapitalanlegern oder selbstnutzenden Eigentümern verlangen von dem Verwalter, neben sach- und fachgerechter Durchführung der originären Verwaltungsaufgaben die Fähigkeit, als kompetenter, neutraler und vertrauenswürdiger Berater zu fungieren.

"Konsequentes Immobilienmanagement" bedeutet für uns eine wirtschaftliche und dauerhaft werterhaltende Betreuung des Gemeinschaftseigentums, Ordnung und Sauberkeit innerhalb der Liegenschaft, sowie eine transparente Arbeitsweise für Eigentümer und Verwaltungsbeirat.

Als Verwalter haben wir eine Vielzahl von Aufgaben zu bewältigen. Wir haben für bestimmte Angelegenheiten kraft Gesetz die Stellung eines Vertreters der Eigentümergemeinschaft, wir leiten die Wohnungseigentümerversammlungen, wir sind verantwortlich für die Durchführung der Beschlüsse der Wohnungseigentümer, für die Durchsetzung der Hausordnung und für die immer wichtiger gewordene ordnungsgemäße Instandhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums.

Aktuell betreuen wir über 50 Wohnungseigentümergemeinschaften im Raum Bonn und dem angrenzenden Rhein-Sieg Kreis.

Wie läuft was? Hier erfahren Sie Hintergründe.

Eigentümerversammlungen

Die ordentliche Eigentümerversammlung wird in Absprache mit dem Verwaltungsbeirat vorbereitet und nach Möglichkeit innerhalb der ersten Jahreshälfte vor den Sommerferien durchgeführt.

Wir erstellen eine strukturierte und ausführliche Tagesordnung, in der die Beschlusspunkte klar formuliert und je nach Bedarf mit Hintergrundinformationen, Angebote und sonstige, zur Meinungsbildung relevante Infos, enthalten sind.

Das Protokoll zur Versammlung wird am Versammlungsabend erstellt und von den Beiräten unterschrieben. Es ist ein reines Beschlussprotokoll in dem die Beschlüsse so formuliert werden, dass auch nicht anwesende Eigentümer diese nachvollziehen können. Der Versand an alle Eigentümer erfolgt ein bis zwei Tage nach der Versammlung. Zeitgleich wird die Beschlusssammlung aktualisiert.

elektronisches Abstimmungssystem

Je nach größer der Eigentümergemeinschaft führen wir die Abstimmungen über Beschlüsse mit Hilfe unseres elektronischen Abstimmungssystems durch. Neben offenen, namentlichen Abstimmungen können auch geheime Abstimmungen durchgeführt werden.

Der große Vorteil: Das Abstimmungsergebnis steht nach nur wenigen Sekunden fest und wird entsprechend dokumentiert.

Jahresabrechnung

Unsere Jahresabrechnungen sind strukturiert aufgebaut, transparent und daher gut nachvollziehbar. Mit Hilfe unserer professionellen Software Software ("PowerHaus" der Firma Haufe/ehemals CSI) können wir sicherstellen, dass sämtlich Zahlungen korrekt verbucht und in der Jahresabrechnung dargestellt werden, inkl. Soll- und Ist-Rücklage. Gesetzesänderungen und relevante BGH-Entscheidungen werden durch einen Wartungsvertrag mehrmals jährlich eingepflegt.

Bevor die Jahresabrechnungen den Eigentümern zugeschickt werden, werden diese zuvor dem Beirat vorgelegt und geprüft. Hierfür werden die Belege so vorbereitet, dass die Belegprüfung auch für einen "buchhalterischen Laien" problemlos durchführbar ist.

Für vermietende Eigentümer unterscheiden wir innerhalb der Jahresabrechnung zwischen "umlagefähigen Kosten" und "nicht umlagefähigen Kosten".

Bescheinigung haushaltsnaher Dienstleistungen

Als Verwalter stellen wir eine Bescheinigung über den Anteil der "haushaltsnahen Dienstleistungen" aus.

Diese Bescheinigung ersetzt den sonst erforderlichen Nachweis beim Finanzamt durch Vorlage der Rechnungen sowie die Belege über die Zahlung der Aufwendungen auf ein Konto des Leistungsempfängers.

Wirtschaftsplan

Wir berechnen die Wirtschaftspläne jährlich neu und berücksichtigen dabei auch den individuellen Anteil einer jeden Wohnung an den Verbrauchsorientierten Kosten auf Basis der Vorjahresabrechnung.

Dokumentenportal

Unser neues Dokumenten-Portal ist eine Online-Plattform zur Archivierung von Dokumenten. Wir stellen Ihnen die für Sie bestimmten Dokumente online bereit. Weiter Informationen zu unserm Dokumentenportal erhalten Sie hier.

Kontenführung als "offene Fremdgeldkonten"

Gem. § 27 Abs. 4 WEG müssen die Gelder der Wohnungseigentümer getrennt vom Vermögen des Verwalters gehalten werden. Bei der Bank darf der Verwalter folglich nicht das Konto der Eigentümergemeinschaft als Eigenkonto oder als Sonderkonto führen. Entscheidend ist, dass die Wohnungseigentümer durch die richtige Einrichtung des Kontos gegen Anfechtung, Pfand- und Zurückbehaltungsrechte der Bank oder Dritter gegen den Verwalter, eventuell auch in der Insolvenz, gesichert sind.

Da wir auch - in allen Punkten - großen Wert auf die Absicherung unserer Kunden legen, führen wir sämtliche Geschäftskonten der WEG als "offene Fremdgeldkonten". Kontoinhaber ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, nicht wir als Verwalter.

online Konteneinsicht für den Verwaltungsbeirat

Transparenz ist uns sehr wichtig - insbesondere im Umgang mit Fremdgelder.

Der Verwaltungsbeirat erhält die Onlineeinsicht der Kontenführenden Bank in sämtliche Geschäftskonten der WEG. Somit besteht für den Beirat jederzeit die Möglichkeit den Geldverkehr einzusehen - nicht erst Monate später bei der Belegprüfung.

zeitnahe Umsetzung von Beschlüssen

Da das vollständige Protokoll unverzüglich nach Beendigung der Eigentümerversammlung vorliegt, werden am Folgetag im Rahmen der Nachbearbeitung alle Beschlüsse aufgenommen und notwendige Arbeiten veranlasst.

Fester Ansprechpartner

Um eine Liegenschaft wirtschaftlich und Werthaltend verwalten zu können, sind feste Ansprechpartner für uns eine Selbstverständlichkeit. Auch der persönlich Kontakt zwischen Eigentümern und Mieter ist dadurch wesentlich leichter und nachhaltiger.

Objektbegehungen

Mehrmals im Jahr sind wir persönlich vor Ort. Bevor wir bei unklaren Mängelanzeigen einen Handwerker "ins Blaue" beauftragen, verschaffen wir uns häufig erst selbst einen Eindruck vor Ort.

Einmal im Jahr begehen wir die Liegenschaft ausführlich. In der Regel ist der Beirat und auch der Hausmeister anwesend, um ggf. die offenen bzw. auffälligen Punkte vor Ort gemeinsam besprechen zu können.

Instandhaltungsmaßnahmen

Die ordnungsgemäße Instandhaltung für "kleinere" Reparaturen führen wir, bis zu dem von der Gemeinschaft freigegebenen Betrag, eigenständig durch. Über diesen Freibetrag hinaus wird ein zweiter Betrag festgelegt, bis zu dem wir als Verwaltung in Abstimmung mit dem Verwaltungsbeirat Aufträge erteilen dürfen. Aufträge, welchen den zweiten Freibetrag überschreiten, müssen zuvor durch Beschluss der WEG beauftragt werden.

Je nach Höhe der Reparaturkosten holen wir zuvor ein, zwei oder mehrere Angebote ein.

Handwerker

Unsererseits werden sämtliche Handwerker (z.B. Installateur, Hausmeister, Dachdecker etc.), welche in Ihrer Liegenschaft tätig sind, übernommen. Sofern im laufe der Zeit eine Umstellung oder Neuvergabe von bestimmte Gewerken erforderlich wird, können wir Ihnen auf Wunsch gerne kompetente Fachhandwerker empfehlen oder die von Ihnen vorgeschlagenen Firmen beauftragen.

Instandhaltungsrücklage / Instandhaltungsplan

Um die Werthaltigkeit der Liegenschaft langfristig sicherstellen zu können, ist eine frühzeitige Planung und Aufklärung der Eigentümergemeinschaft unerlässlich.

24 Stunden Erreichbarkeit des technischen Notdienstes

Bei technischen Notfällen erreichen Sie uns auch außerhalb der regulären Bürozeiten - 7 Tage in der Woche, 24 Stunden am Tag.

kurze Reaktionszeiten

Durch die nähe zu unseren Objekten, die telefonische Erreichbarkeit während unserer Bürozeiten oder aber auch über unsere Notfallnummer außerhalb der Bürozeiten garantieren wir eine kurze und flexible Reaktionszeit.

News für den Beirat

Die Mitglieder des Verwaltungsbeirats informieren wir quartalsweise mit der Fachzeitschrift "Beirat aktuell" über entscheidende Änderungen, Neuerungen etc. im Bereich Wohnungseigentum. Die Kosten hierfür übernehmen wir.